Chat

Utiliza la función de chat de Funnelchat para mejorar la atención a tus clientes y potenciales clientes, ya sea que tengas uno o múltiples números de WhatsApp.

La función de chat en Funnelchat 3.0 centraliza todas las conversaciones de WhatsApp en un solo lugar, mejorando la rapidez y eficiencia en la atención al cliente. Esta herramienta permite gestionar múltiples conversaciones, asignarlas a diferentes agentes y personalizar las respuestas según las necesidades del cliente. A lo largo de esta guía, exploraremos cada opción del chat y cómo utilizarlas para optimizar la comunicación.

1. Visión General de la Interfaz del Chat

• Orden de Conversaciones: Las conversaciones aparecen en orden cronológico, mostrando primero las más recientes. También se puede utilizar la flecha para ordenarlas manualmente de las antiguas a la más reciente.

• Visualización de Agentes: Junto al nombre del cliente, aparece el nombre del agente asignado, lo cual facilita el seguimiento de cada consulta.

1. Organización y Filtros en el Chat

Funnelchat 3.0 ofrece diversas herramientas de organización y filtros que ayudan a gestionar grandes volúmenes de conversaciones:

• Buscador de Contactos: Los agentes pueden encontrar contactos rápidamente escribiendo el número de teléfono o el nombre del cliente en el buscador, sin incluir caracteres especiales.

• Sección Mis Chats: Visualiza las conversaciones que un agente tiene activamente en proceso, lo que facilita el enfoque en interacciones específicas.

• Sección Favoritos: Guarda las conversaciones prioritarias o urgentes en esta sección para resolverlas rápidamente. Las interacciones se pueden agregar o eliminar de favoritos según cambie su prioridad. Cada conversación asignada en favoritos aparece con una estrella, lo que facilita identificarlas.

• Filtros: Los filtros permiten ordenar las conversaciones por etiquetas específicas y dispositivos conectados, lo que facilita la organización del equipo y la atención prioritaria según la segmentación de clientes. También permiten filtrar por conversaciones abiertas, cerradas o ver todas.

1. Datos del Contacto y Detalles en Pantalla

Al lado derecho de cada conversación, Funnelchat muestra información detallada del contacto:

• Información Básica: Nombre, número de teléfono y correo electrónico.

• Etiquetas: Muestra las etiquetas asignadas al contacto, que ayudan a segmentar y categorizar a los clientes según intereses o necesidades específicas.

• Campos Personalizados: Almacena información específica e importante del contacto para dar un seguimiento detallado y optimizar las futuras interacciones.

• Notas Internas: Los agentes pueden agregar notas sobre detalles relevantes para otros agentes, como solicitudes especiales o cualquier información adicional.

En Funnelchat, los agentes tienen la opción de Iniciar una Nueva Conversación en el chat, lo que les permite tomar la iniciativa de contactar a un cliente de manera proactiva.

1. Iniciar una Nueva Conversación

• Selección del Dispositivo: El agente elige el dispositivo desde el cual desea enviar el mensaje. Esta opción es importante cuando hay varios números o dispositivos conectados en Funnelchat, permitiendo seleccionar el número más adecuado para cada cliente.

• Ingreso del Número del Contacto: Una vez seleccionado el dispositivo, el agente ingresa el número de teléfono del cliente o prospecto que desea contactar. Esto permite iniciar una conversación directamente sin esperar a que el cliente envíe el primer mensaje.

En el chat de Funnelchat, los agentes tienen acceso a diversas opciones que les permiten gestionar y enriquecer las conversaciones de manera eficiente. Aquí están las funcionalidades principales y cómo pueden usarlas:

Opciones de Gestión de Conversaciones

1. Cerrar Conversación:

   • Cuando un agente finaliza una conversación y considera que la consulta está resuelta, puede cerrarla.

1. Abrir Conversación Cerrada:

• Si un cliente necesita asistencia adicional, el agente puede reabrir una conversación previamente cerrada.

• Para hacerlo, el agente selecciona la conversación desde el historial y reanuda el chat, regresándola a la cola de atención activa para que otros agentes la puedan gestionar si es necesario.

Herramientas para Enriquecer las Interacciones

Dentro del chat, los agentes cuentan con diversas herramientas que mejoran la calidad de la comunicación y la organización de la información:

• Envío de Archivos:

  • Permite a los agentes enviar documentos y archivos multimedia (hasta 16 MB) que sean útiles para el cliente, como instrucciones, materiales de soporte o documentos de referencia.

• Uso de Emojis:

  • Los agentes pueden añadir emojis para hacer que las respuestas sean más dinámicas y amigables, lo que mejora la experiencia del cliente y aporta cercanía a la interacción.

• Grabar Audios Directamente:

  • Esta opción permite a los agentes grabar y enviar audios desde el mismo chat, lo que facilita una comunicación rápida y directa, ideal para explicaciones complejas o detalladas que serían más difíciles de transmitir por texto.

• Dejar Notas Internas:

  • Los agentes pueden dejar notas dentro de la conversación, visibles solo para el equipo. Esto es útil para compartir información importante o contexto adicional sobre el cliente, lo cual facilita la colaboración entre agentes y ayuda a mantener un historial completo de la interacción.

Estas herramientas permiten a los agentes organizar sus conversaciones de forma efectiva, asegurando que cada interacción esté bien documentada, bien gestionada y accesible para el equipo. Esto optimiza el flujo de trabajo y asegura que el cliente reciba una atención de calidad en cada interacción.